Yapılmaması Gereken En Önemli Muhasebe Hataları
Muhasebe hataları zaman zaman meydana gelir, ancak doğru planlama ve hazırlıkla birçok yaygın muhasebe hatasından kaçınılabilir. Bir hatayı düzeltmenin genellikle ilk seferinde düzeltmekten daha fazla zaman aldığını hepimiz biliyoruz. İlginç bir şekilde, bir projede hataları daha sonra düzeltmeyi beklemek yerine erkenden tespit edip düzeltmek daha ucuzdur.
İşinize uzun vadeli bir proje gibi davranırsanız, başkalarının yaptığı yaygın hataların farkına vararak ve bunları erkenden düzelterek proaktif olmak isteyeceksiniz, bu sadece şirketinizin zamandan, paradan ve baş ağrılarından tasarruf etmesini sağlamakla kalmayacak, aynı zamanda daha akıcı operasyonlar ve daha iyi müşteri memnuniyeti ile size pazarda rekabet avantajı sağlar. Aşağıdakiler, her işletme sahibinin yapıldığını gördüğü yaygın muhasebe hatalarıdır.
Muhasebe Prosedürlerine Uymamak
Küçük işletme sahipleri, serbest meslek sahipleri ve serbest çalışanlar bile, diğer rutin görevleri yerine getirmek için defter tutma ve muhasebe prosedürlerini yönetmek için resmi, belgelenmiş ve ayrıntılı prosedürler oluşturmalıdır.
Tutarlılık ve doğruluğu sağlamak için doldurulacak standart formlar ve kontrol listeleri geliştirmek faydalı bir adımdır. Örneğin, yeni alıcı ve satıcı bilgisi alındığına firma ünvanları, adresleri vergi daireleri, vergi noların düzgün kaydedilmesi çok önemlidir.
Sigorta sertifikaları, tavsiye mektupları veya imzalanmış sözleşmeler gibi diğer belgelere ihtiyacınız olacaktır. Ardından, ödemeleri işleyebilmeniz için bu bilgileri muhasebe yazılımınıza girmeniz gerekecektir.
Satıcılarınızdan toplamanız gereken bilgileri değerlendirmek için gereken zamanı ayırmak, bu bilgileri aldığınızdan emin olmak için standart bir form veya kontrol listesi geliştirmek ve ardından çalışanlarınızın izleyebileceği yazılı bir politikaya sahip olmak isteyeceksiniz.
Bütçesiz Çalışmak
İşletmenizin faaliyet sonuçlarını değerlendirmek için bir temeliniz olması için bir bütçe oluşturun. Bütçeler, yalnızca aşırı harcamaları dizginlemek için yararlı olmakla kalmaz, aynı zamanda gerçekçi, yazılı mali hedefler oluşturmak için de kullanılabilir. Bütçeler her zaman gerçeğe dayanmalıdır, ancak bütçenizi, ister gelirleri artırmak ister işletme giderlerini azaltmak olsun, makul finansal hedefler belirlemek için kesinlikle kullanabilirsiniz.
Veri Giriş Hatalarının Yapılması
Veri girişi hataları zaman zaman meydana gelmektedir. Tüm veri giriş hatalarını engelleyemeseniz de, veri girişlerinin hızlı bir şekilde algılanıp düzeltilebilmesi için çeşitli mutabakatların zamanında yapılmasına yönelik bir politikaya sahip olabilirsiniz.
Örneğin, aylık banka mutabakatlarının yanı sıra alacak ve borç hesapları mutabakatlarını yapmak isteyeceksiniz. Ayrıca, gelirleri veya giderleri sınıflandırmadaki olası hataları belirlemek için bütçe-gerçek sapmaları çalıştırabilir veya tüm makbuzların ve ödemelerin makul görünmesini sağlamak için periyodik olarak müşteri makbuzları veya satıcı ödeme raporları çalıştırabilirsiniz.
Herhangi bir veri girişi hatası yapılmadığından ve işlemlerin doğru olduğundan emin olmak için olağandışı işlemler gözden geçirilmelidir.
Muhasebe Yazılımının Yedeklenmemesi
İşletmenizin muhasebe yazılımını ve diğer verilerini düzenli olarak yedeklemeniz gerekir. Birçok küçük işletme muhasebe yazılımı programında, muhasebe programınızın otomatik yedeğini ayarlamanıza izin veren bir özellik bulunur.
Bu imkanı kullanın. Ayrıca yedekleme dosyalarınızı tekrar kontrol etmek için zaman ayırmalı, hatta işinizi her zamanki gibi yürütüp yürütemeyeceğinizi görmek için yedekleme dosyasını kullanmaya kadar gitmelisiniz.
Bazen dosyalar bozuk; bazen ihtiyacınız olan tüm verileri yedeklemezsiniz. Hızlı bir kontrol, yedekleme sürecinizle ilgili sorunları belirleyebilir, böylece ihtiyaç duyulması halinde işinizi sürdürmek için ihtiyacınız olan her şeye sahip olduğunuzdan emin olabilirsiniz.
Kendi Yapabileceğinden Fazlasını Yapmaya Çalışmak
Şirketinizde uzmanlık gerektiren işleri dışarıdan temin etmek bir avantaj olabilir.
Örneğin, bir vergi muhasebecisinin vergi hukuku konusunda sizden daha bilgili olması muhtemeldir, bu nedenle vergi planlaması ve hazırlığını dışarıdan temin etmek, vergi borcunuzu azaltmanıza, vergi uyumluluğunu artırmanıza ve gelir getirmeye daha fazla zaman ayırmanıza olanak tanır.
Birçok küçük işletme sahibi, sorumluluğu diğer yetenekli profesyonellere devretmek istemez, ancak muhasebe, hukuk, BT ve diğer idari işlevler için dış kaynak kullanımı, zamanı akıllıca kullanırsanız hataları azaltabilir ve karlılığı artırabilir.
Gelir ve Giderleri Düzgün Bir Şekilde Sınıflandıramamak
Bakkal hesabı adlandırılan yöntemle muhtemelen yılda birkaç işlemden fazla olan küçük işletmeler için iyi bir seçim değildir. İşletmenize giren ve çıkan tüm paralar uygun kategoriye atanmalıdır.
Muhasebe kayıtlarını yakından takip eden işletme sahipleri hata yapmazlar. Kime, ne kadar fatura kesildiğini ve müşterinin ödeme yapıp yapmadığını öğrenecekler.
Ayrıca, yılsonu vergi hazırlığınızın, işletmenizin vergi beyannamesini tarihinden hemen önce hazırlamak için ihtiyaç duyduğunuz kayıtları yeniden bir araya getirmeye çalışmaktan çok daha sorunsuz olacağını göreceksiniz.
