Yapılmaması Gereken En Önemli Muhasebe Hataları


Muhasebe hataları zaman zaman meydana gelir, ancak doğru planlama ve hazırlıkla birçok yaygın muhasebe hatasından kaçınılabilir. Bir hatayı düzeltmenin genellikle ilk seferinde düzeltmekten daha fazla zaman aldığını hepimiz biliyoruz. İlginç bir şekilde, bir projede hataları daha sonra düzeltmeyi beklemek yerine erkenden tespit edip düzeltmek daha ucuzdur.

İşinize uzun vadeli bir proje gibi davranırsanız, başkalarının yaptığı yaygın hataların farkına vararak ve bunları erkenden düzelterek proaktif olmak isteyeceksiniz, bu sadece şirketinizin zamandan, paradan ve baş ağrılarından tasarruf etmesini sağlamakla kalmayacak, aynı zamanda daha akıcı operasyonlar ve daha iyi müşteri memnuniyeti ile size pazarda rekabet avantajı sağlar. Aşağıdakiler, her işletme sahibinin yapıldığını gördüğü yaygın muhasebe hatalarıdır.


Muhasebe Prosedürlerine Uymamak

Küçük işletme sahipleri, serbest meslek sahipleri ve serbest çalışanlar bile, diğer rutin görevleri yerine getirmek için defter tutma ve muhasebe prosedürlerini yönetmek için resmi, belgelenmiş ve ayrıntılı prosedürler oluşturmalıdır.
Tutarlılık ve doğruluğu sağlamak için doldurulacak standart formlar ve kontrol listeleri geliştirmek faydalı bir adımdır. Örneğin, yeni alıcı ve satıcı bilgisi alındığına firma ünvanları, adresleri vergi daireleri, vergi noların düzgün kaydedilmesi çok önemlidir.
Sigorta sertifikaları, tavsiye mektupları veya imzalanmış sözleşmeler gibi diğer belgelere ihtiyacınız olacaktır. Ardından, ödemeleri işleyebilmeniz için bu bilgileri muhasebe yazılımınıza girmeniz gerekecektir.

Satıcılarınızdan toplamanız gereken bilgileri değerlendirmek için gereken zamanı ayırmak, bu bilgileri aldığınızdan emin olmak için standart bir form veya kontrol listesi geliştirmek ve ardından çalışanlarınızın izleyebileceği yazılı bir politikaya sahip olmak isteyeceksiniz.

Bütçesiz Çalışmak

İşletmenizin faaliyet sonuçlarını değerlendirmek için bir temeliniz olması için bir bütçe oluşturun. Bütçeler, yalnızca aşırı harcamaları dizginlemek için yararlı olmakla kalmaz, aynı zamanda gerçekçi, yazılı mali hedefler oluşturmak için de kullanılabilir. Bütçeler her zaman gerçeğe dayanmalıdır, ancak bütçenizi, ister gelirleri artırmak ister işletme giderlerini azaltmak olsun, makul finansal hedefler belirlemek için kesinlikle kullanabilirsiniz.

Veri Giriş Hatalarının Yapılması

Veri girişi hataları zaman zaman meydana gelmektedir. Tüm veri giriş hatalarını engelleyemeseniz de, veri girişlerinin hızlı bir şekilde algılanıp düzeltilebilmesi için çeşitli mutabakatların zamanında yapılmasına yönelik bir politikaya sahip olabilirsiniz.

Örneğin, aylık banka mutabakatlarının yanı sıra alacak ve borç hesapları mutabakatlarını yapmak isteyeceksiniz. Ayrıca, gelirleri veya giderleri sınıflandırmadaki olası hataları belirlemek için bütçe-gerçek sapmaları çalıştırabilir veya tüm makbuzların ve ödemelerin makul görünmesini sağlamak için periyodik olarak müşteri makbuzları veya satıcı ödeme raporları çalıştırabilirsiniz.

Herhangi bir veri girişi hatası yapılmadığından ve işlemlerin doğru olduğundan emin olmak için olağandışı işlemler gözden geçirilmelidir.

Muhasebe Yazılımının Yedeklenmemesi

İşletmenizin muhasebe yazılımını ve diğer verilerini düzenli olarak yedeklemeniz gerekir. Birçok küçük işletme muhasebe yazılımı programında, muhasebe programınızın otomatik yedeğini ayarlamanıza izin veren bir özellik bulunur.

Bu imkanı kullanın. Ayrıca yedekleme dosyalarınızı tekrar kontrol etmek için zaman ayırmalı, hatta işinizi her zamanki gibi yürütüp yürütemeyeceğinizi görmek için yedekleme dosyasını kullanmaya kadar gitmelisiniz.

Bazen dosyalar bozuk; bazen ihtiyacınız olan tüm verileri yedeklemezsiniz. Hızlı bir kontrol, yedekleme sürecinizle ilgili sorunları belirleyebilir, böylece ihtiyaç duyulması halinde işinizi sürdürmek için ihtiyacınız olan her şeye sahip olduğunuzdan emin olabilirsiniz.

Kendi Yapabileceğinden Fazlasını Yapmaya Çalışmak

Şirketinizde uzmanlık gerektiren işleri dışarıdan temin etmek bir avantaj olabilir.

Örneğin, bir vergi muhasebecisinin vergi hukuku konusunda sizden daha bilgili olması muhtemeldir, bu nedenle vergi planlaması ve hazırlığını dışarıdan temin etmek, vergi borcunuzu azaltmanıza, vergi uyumluluğunu artırmanıza ve gelir getirmeye daha fazla zaman ayırmanıza olanak tanır.

Birçok küçük işletme sahibi, sorumluluğu diğer yetenekli profesyonellere devretmek istemez, ancak muhasebe, hukuk, BT ve diğer idari işlevler için dış kaynak kullanımı, zamanı akıllıca kullanırsanız hataları azaltabilir ve karlılığı artırabilir.

depth of field photography of file arrangement
Photo by Mike on Pexels.com

Gelir ve Giderleri Düzgün Bir Şekilde Sınıflandıramamak

Bakkal hesabı adlandırılan yöntemle muhtemelen yılda birkaç işlemden fazla olan küçük işletmeler için iyi bir seçim değildir. İşletmenize giren ve çıkan tüm paralar uygun kategoriye atanmalıdır.

Muhasebe kayıtlarını yakından takip eden işletme sahipleri hata yapmazlar. Kime, ne kadar fatura kesildiğini ve müşterinin ödeme yapıp yapmadığını öğrenecekler.

Ayrıca, yılsonu vergi hazırlığınızın, işletmenizin vergi beyannamesini tarihinden hemen önce hazırlamak için ihtiyaç duyduğunuz kayıtları yeniden bir araya getirmeye çalışmaktan çok daha sorunsuz olacağını göreceksiniz.

Muhasebe Yöntemleri, Raporlama Standartları

Her ay şirketinizde olan işlemler sonucu sayılar şeklinde muhasebe kısmına yansıyan işlemlerinizin hesap kesimi ile son şekli verilerek anlamlı veriler elde etmek gerekiyor. Elde edilen verilerden kimin yararlanacağına göre değişik hazırlama yöntemleri olabilmekte. Muhasebe Yöntemleri ve Raporlama Standartları nedir, beraber inceleyelim.

Muhasebe Yöntemleri

Finansal veriyi kim okuyacaksa genelde onların belirlediği standartlar olmakta ve onların isteklerine göre bu veriler hazırlanmaktadır. Finans ve muhasebe alanında değişik uzmanlıklar bu detaylar dikeyinde oluşmakta. Kimi alanlar şöyle olabilmekte; yönetim muhasebesi, maliyet muhasebesi, alacaklar muhasebesi, vergi muhasebesi, finansal muhasebe gibi.

Raporlama Standartları

Çalışılan ülkeye göre standartlar değişebilir GAAP, TFRS, gibi,

Tek düzen hesap planı gibi vergiye yönelik raporlama standartları olduğu gibi sermaye piyasaları için de SPK raporlama standartları mevcuttur. Bunları başka yazılarda detaylı bir şekilde inceleme fırsatınız olacak.

Patron Muhasebesi

En önemlisi bir de patron muhasebesi vardır. Zaten bu patronun hep aklındadır. Bakkal hesabı şeklinde şunu şu fiyattan aldık şu fiyata sattık vergisi şu kadar, vade şu tarihte, ordan gelen parayla şunu alır vs… diye tilkinin kuyrukları kafada birbirine değmeyecek şekilde çevirip durur. Bir hata varsa direk yapıştırır, “hoop arkadaş şurda şöyle olması lazım” der, ama unuttuğu bir şey vardır, orada devreye girer söylersin şöyle şöyle olcak diye, ama onun da anlatmadığı bir şey vardır, plan değişir sonra sende de planlar değişir. İşin şakası bir yana çoğumuzun hayatına uyan kısmı olabilir, ama önemli olan uzmanlığın yetmediği yerde bir danıştığının veya yanında birinin olmasıdır önemli olan.

Finansal Okur Yazarlık

Sayıların içinden çıkmak kolay olmayabilir, ama korkmaya gerek yok. Biraz finansal okur yazarlık elde etmeyle dağ gibi gözünde büyüyen rakamların içinden çıkabilirsin. Zaten bir işe girerken olmazsa olmaz şartlardan biri de finansal okur yazarlıktır. Çoğu kimse hesabı tutturamadığı için kepenk kapatmak zorunda kalıyor. Kendi kişisel gelişimimiz ve önümüze gelen raporlardan anlam çıkartma kabiliyetine kavuşmak ve sorgulayabilmek gibi yetkinlikler elde etmek çok gerekli.

Finansal okur yazarlık kazanılmadığı takdirde bundan en çok cebinizin etkilendiğini göreceksiniz. Bir çok kişi daha faturalarını doğru düzgün muhasebecisine vermezken muhasebesinden doğru sonuç bekler, hep satışa odaklanmak gibi hataya giren çok kişi var.

Bir kaç Tavsiye

Yapmanız Gerekenler;

  • Finansal Okur Yazarlık kazan, kendi kişisel olarak geliştir.
  • İşe başlarken fizibilite yap, dereyi görmeden paçayı sıvama.
  • Her şeyi bilmen imkansız, finansal ve hukuksal danışmanın olsun.

Yapmamanız Gerekenler;

  • İşleri bakkal hesabı kafada yapmak
  • Her şeyi ben bilirim deyip kimseye danışmamak.
  • Yaşayıp görürüz deyip plansız iş yapmak

Muhasebe Yöntemleri ve Raporlama Standartları ile ilgili yazımı beğendiğinizi umarım.

Finans

Banka Hesabı

Kredi

POS

ÖKC

Çek

Teminat

+

Muhasebe

SMMM

YMM

Denetim

Vergi

Bütçe

Raporlama

+

Hukuk

Sözleşmeler

KVKK

İcra

İflas

Arabuluculuk

Dava

+

İK

İşe alım

Performans

Bordrolama

Yetenek

Sadakat

Ücret

+

Bilişim

ERP

Ofis yazılımları

Sunucu

Laptop

E-fatura

E-imza

+

Satış

Satınalma

Kalite

Müşteri

İdari İşler

Güvenlik

Devlet

Bilişim

İk

Muhasebe

Finans

Güvenlik

Hukuk

İdari İşler

Kalite

Müşteri Yönetimi

Pazarlama

Satış

Satınalma

Kurumsal

Arge

Girişimcilik

Devlet